איך לתכנן אירוע חברה מוצלח שיחבר ויגבש בין העובדים?

אירועי חברה מוצלח יכול לשנות את האווירה במשרד, להרים את האנרגיות ולחבר מאוד בין חברי הצוות. במאמר הזה נפרט את כל השלבים של תכנון אירוע מוצלח – מהתכנון הראשוני ועד לביצוע, כדי להבטיח אירוע נפלא שיעלה על כל הציפיות.

הגדרת המטרה והקהל

לפני שמתחילים בתכנון, חשוב להגדיר מה המטרה של האירוע. האם מדובר בחגיגת הישגים, בניית צוות או סתם יום כיף? ההגדרה הזו תעזור לכם לבחור את הפעילויות המתאימות ואת האווירה הרצויה.

בחירת הנושא והקונספט

בחירת נושא מרכזי לאירוע יכולה להוסיף עניין ולהקל על התכנון. הנושא יכול להיות קשור לענף העיסוק של החברה, לחג או לעונה, או פשוט לבחור נושא קליל ומשעשע. הקונספט ינחה אתכם בבחירת העיצוב, התפאורה, התלבושות והפעילויות ויעזור למקד אתכם איפה שבדרך כלל קל להתפזר ולהתבלבל.

בחירת המקום והתאריך

המקום בו יתקיים האירוע הוא גורם קריטי להצלחתו. בחרו מקום שמתאים לגודל הקבוצה, לנושא האירוע ולתקציב. חשוב לקחת בחשבון גם את הגישה למקום, את החניה ואת האטרקציות בסביבה. התאריך צריך להיות נוח לרוב העובדים. המלצה שלנו – בדקו מה יש באותו יום וביום שאחרי. שימו לב לחגים ולאירועים חשובים של העובדים כמו חתונה.

תכנון הפעילויות

בסעיף הראשון הגדרנו מטרה. זה הזמן לחזור אליה – אם המטרה היא לגבש את הצוות ולגרום לו להרגיש שמשקיעים בו – הרי שהפעילות צריכה להיות כייפית, מגבשת ומשחררת. אם המטרה היא העשרה ולימוד – הרי שהפעילות צריכה לעסוק בפיתוח ולימוד בתחום שתבחרו. בכל מקרה, דאגו שיהיה מעניין!

טיפ: היעזרו בעובדים! האם יש פעילות מקצועית או חווייתית שאחד מחברי הצוות יכול להעביר? האם אפשר למנות "צוות שיווק" לאירוע? שיתוף שכזה יצור חיבור חזק יותר לאירוע ולחברה.

אוכל ושתייה

האוכל והשתייה הם חלק בלתי נפרד מכל אירוע וזה אחד האספקטים שגורמים לעובדים להרגיש שהשקיעו בהם. בחרו תפריט מגוון שיתאים לכל הטעמים. אם ישנם צמחונים או אנשים עם אלרגיות, הקפידו לספק אפשרויות מתאימות. אל תשכחו לספק גם שתייה קלה ואם אפשר – גם אלכוהול. כדי להוסיף סטייל לאירוע, אפשר להכין פינת תה וקפה מקינטה מפנק, או להציע סדנת הכנת קוקטיילים.

תקציב

קבעו תקציב מראש והקפידו לעמוד בו. חלקו את התקציב בין כל ההיבטים של האירוע, החל מהשכרת המקום וכלה באוכל ובשתייה. אל תשכחו להוסיף סעיף לאירועים בלתי צפויים.

הערכה ומשוב

לאחר האירוע, חשוב לאסוף משוב מהעובדים כדי להבין מה הצליח ומה אפשר לשפר באירועים הבאים. אפשר לשלוח שאלון או לערוך שיחה אישית עם כמה עובדים.

לסיכום

תכנון אירוע חברה מוצלח דורש מחשבה, תכנון וארגון. אבל התוצאה שווה את המאמץ. אירוע מוצלח יכול לחזק את הקשר בין העובדים, לשפר את המורל ולגבש את הצוות. אל תתפשרו על פרטים קטנים, והכי חשוב – תהנו מהתהליך!