מארגנים אירוע? כל הפרטים שעליכם לדאוג שיתקיימו בו

ארגון אירוע מוצלח דורש ניהול נכון של מספר משימות, וסנכרון בניהן.

אם אתם כבר מתורגלים בהפקת אירועים, סביר להניח כי אתם יודעים בדיוק מה לעשות.

אך אם מדובר בפעם הראשונה שלכם, אתם כנראה רוצים לוודא שלא שכחתם כלום.

לאילו דברים עליכם לדאוג כאשר הינכם מארגנים אירוע?

 

לפני שמתחילים

יש לפניכם משימה לא פשוטה – הפקת אירוע. לפני שאתם ממהרים לפעול ולסגור ספקים שונים, עליכם לבצע מעט עבודת רקע. בחרו את מטרתו של האירוע, כדי שתוכלו לדייק את התכנים, התפאורה, וכמות המוזמנים. בנוסף, חישבו מיהו קהל היעד שלכם. הגדרת קהל היעד ומטרתו של האירוע עוד בתחילת הארגון חשובה מאחר והיא תשפיע על שאר ההחלטות שתקבלו בנוגע לאירוע, מסידורי ההגעה ועד לסוג הקייטרינג. עכשיו אתם יכולים להתחיל ולפעול בשטח, אך חשוב שתזכרו לדאוג למספר דברים חשובים בכל הפקת אירוע.

 

דרכי הגעה נוחות

בחרתם את המקום בו יתקיים האירוע? עליכם לוודא כי ישנם סידורי הגעה נוחים אליו. וודאו כי ישנן חניות באזור, והאם מגיעה למקום תחבורה ציבורית לטובת אלו שלא יגיעו ברכב. במידה ולא קיימת תחבורה ציבורית, תוכלו לדאוג להסעות מאורגנות.

 

תאורה, הגברה, מסכים

במידה ובחרתם לקיים את האירוע במקום סגור ומאורגן, על המקום לדאוג לתאורה, להגברה, ולמסכים להקרנת תכנים. עם זאת, האחריות להעלות את הנושא ולוודא שהדבר כלול בעסקה היא עליכם – בעולם הפקת האירועים התשלום על תאורה, הגברה ומסכים משולם בנפרד ולכן גם אם שריינתם לכם את המקום, אין זה אומר שהעסקה שלכם כוללת את כל מה שדרוש לכם למהלך האירוע. במידה והאירוע שלכם יתקיים בחוץ, תוכלו למצוא חברות המשכירות לאירועים תאורה, הגברה ומסכים.

 

אבטחת אירועים

אבטחת אירועים דרושה לכל סוגי האירועים. אם הינכם מארגנים אירוע אקסלוסיבי, תזדקקו לאדם שיעמוד בכניסה ויפקח על כך שנכנסים פנימה מוזמנים בלבד. אם הינכם מארגנים אירוע פתוח, תוכלו להיעזר באנשי האבטחה שיכוונו את האורחים ואת תנועת כלי הרכב שבחוץ, וישלטו בכניסה ויציאה מסודרת של האנשים פנימה והחוצה. בכל המקרים, האבטחה נמשכת לכל אורך האירוע כך שאתם יכולים להיות רגועים שדברים נמצאים בפיקוח בזמן שאתם עסוקים.

 

כיבוד

בכל אירוע, יצפו האורחים שלכם לכיבוד ברמה כזו או אחרת. אם החלטתם על אירוע בסגנון של ישיבה מסביב לשולחנות, תוכלו לארגן ארוחה מלאה כחלק מתוכנית הערב. אם תעדיפו אירוע קליל יותר בעמידה, תוכלו למקם עמדות בופה ושתייה. בכל מקרה, תהיו בטוחים שלא משנה איזה אירוע אתם מארגנים האורחים שלכם יזכרו את האוכל, השתדלו שהם יזכרו אותו לטובה.

 

לסיכום

בכל ארגון אירוע עליכם לדאוג להרבה פרטים, לכן כתבו לכם מהם הדברים שאתם חייבים שיהיו באירוע שאתם מארגנים, כדי שלא תשכחו אף פרט שימנע מהאירוע שלכם להיות מושלם. בכל אירוע שתארגנו תצטרכו לדאוג לדברים בסיסיים, כגון סידורי הגעה נוחים ואבטחה של האירוע, כל זאת כדי להפיק אירוע מוצלח.