הגיעה הסיטואציה בה אתם צריכים לתכנן אירוע. התחלתם לבדוק על מיקום, על קייטרינג, על כמות האנשים, על עלויות, על אלף ואחד דברים… באיזה שלב בעצם מזמינים את התקליטן?
הקדמה
ארגון אירוע זה פרוייקט לא פשוט, במהלכו צריך לזכור לבדוק ולוודא אינסוף פרמטרטים שונים – איפה האירוע ייערך, מי יגיע אליו, כמה יגיעו אליו, האם צריך אוכל, מה הנושא שלו, כיצד נעצב אותו וכו' וכו'… בסופו של דבר נגיע לשכירת התקליטן – שלב הכרחי שצריך להגיע בדיוק ברגע הנכון. במאמר זה נסביר, בדיוק, מתי הרגע הזה. אלו הם השלבים שנצטרך לעבור לפני כן:
בחירת מיקום האירוע
במהלך ארגון האירוע נשאף למצוא מקום נוח שישרת את כלל המשתנים אליהם נצטרך להיערך – קירבת המיקום למוזמנים, עלות שכירת המקום, התאמת הגודל לכמות האורחים הצפוייה, עיצוב המקום והתאמתו לטעם שלנו והאם יאפשר לנו להציב את הפעילויות השונות שנרצה שיהיו באירוע.
לאחר מכן נוכל לחפש תקליטן בקרבת מקום האירוע. לצורך הדוגמה, במידה ונבחר לערוך את האירוע באיזור המרכז, נוכל לחפש די ג'יי במודיעין.
בחירת תאריך האירוע
משתנה נוסף הינו תאריך האירוע המתוכנן. זהו פרמטר שתלוי בסוג האירוע – במידה וחוגגים יום הולדת, עיתוי האירוע יהיה קרוב לתאריך היום המיוכל. במידה וננציח חג, התאריך ייבחר לפי מועד השמחה. לאחר שנבחר את תאריך האירוע, נוכל לעבור ולבדוק זמינות תקליטן לפיו.
בחירת סוג האירוע
אירוע יכול להיערך מכל מיני סיבות. אירועים מסויימים ייערכו לעת מועד שמחה כמו יום הולדת או חתונה, אירועים אחרים יתקיימו למטרת הנצחה מסויימת של תאריך, וכן הלאה. רק לאחר שנבין את סוג האירוע, נוכל להתמקד בתקליטן שייתן את המענה הטוב ביותר למוזמני האירוע.
בחירת תקציב האירוע
לכל אירוע יש את התקציב שלו. במידה ומדובר בכנס גדול מבית תאגיד מבוסס, יופרשו תקציבים גדולים יותר לארגונו. לעומת זאת, באירועים אחרים, אשר מאורגנים על ידי מספר קטן של אנשים, התקציבים יהיו כמובן נמוכים יותר. לעיתים אף יתוכנן אירוע על בסיס "מגבית", מה שיוביל לסגירת תקציב בשלב מאוחר יותר.
מפאת סוגי התקליטנים הרבים, ניאלץ להיסגר על תקציב סופי לפני בחירת התקליטן, ואל מול תחומים אחרים אותם נצטרך לסגור (צילום, אוכל, פעילויות, שי לאירוע וכו').
באיזה שלב בתכנון האירוע נזמין תקליטן?
כפי שמצויין במאמר, נעבור שלבים רבים לפני שנגיע להזמנת תקליטן. במידה ונזמין תקליטן לפני בחירת מיקום האירוע, ייתכן ולא יהיה בקרבת התקליטן, מה שימנע ממנו להגיע אליו. במקרה של הזמנת תקליטן לפני בחירת הלך הרוח של האירוע, ייתכן ואינו יתאים לצרכינו בסופו של יום.
במידה ונזמין תקליטן לפני סגירת תקציב האירוע, ייתכן ולא נוכל להרשות אותו לעצמנו. חשוב לוודא שסגרנו ועברנו את שלבים אלו לפני הזמנתו.
